Ghi nhận đúng hiện trạng – Bảo toàn đúng bằng chứng
Khi một hợp đồng thuê tàu kết thúc, việc Charterer hoàn trả tàu cho Owner không chỉ là một thủ tục bàn giao.
Đây là thời điểm cần xác định rõ con tàu đang ở tình trạng nào, lượng nhiên liệu còn lại bao nhiêu và những thay đổi nào đã xuất hiện trong thời gian khai thác.
Những thông tin này sau đó có thể trở thành cơ sở để đối chiếu chi phí, đánh giá claim hoặc xử lý tranh chấp.
Đó là lý do Full Off-Hire Survey có vai trò quan trọng.
Một cuộc giám định tốt không chỉ trả lời câu hỏi “tàu hiện đang như thế nào?”
Nó phải giúp trả lời được:
- Surveyor đã quan sát thấy gì?
- Vị trí chính xác ở đâu?
- Kích thước hoặc mức độ như thế nào?
- Đã được đo bằng phương pháp nào?
- Tình trạng này có được ghi nhận trong On-Hire Survey hay không?
- Có hình ảnh, timestamp hoặc hồ sơ nào để đối chiếu?
Đó mới là giá trị thực tế của một hồ sơ giám định.
FULL OFF-HIRE SURVEY LÀ GÌ?
Trong thực tế khai thác, Full Off-Hire Survey thường được thực hiện tại hoặc xung quanh thời điểm Charterer hoàn trả tàu.
Phạm vi công việc phụ thuộc vào Charterparty và yêu cầu của các bên, nhưng thường bao gồm hai nhóm chính:
Bunker Survey – xác định lượng nhiên liệu còn lại trên tàu (ROB).
Condition Survey – ghi nhận tình trạng thực tế có thể quan sát được của tàu.
Bunker Survey
ROB không đơn giản là một con số đọc từ sounding tape.
Surveyor cần xem xét các yếu tố như:
- Sounding / Ullage;
- Temperature;
- Density;
- Trim / List;
- Tank calibration tables;
- tình trạng nhiên liệu;
- thời điểm đo;
- các chứng từ bunker liên quan.
Trong thực tế, surface turbulence, entrained air, thermal stratification hoặc incomplete settling có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của phép đo.
Vì vậy:
Một con số ROB nếu không đi kèm phương pháp đo và điều kiện đo thì chưa phải là một hồ sơ đo đầy đủ.
Mục tiêu không chỉ là đưa ra một con số.
Mục tiêu là tạo ra một kết quả có thể truy xuất, kiểm tra và đối chiếu.CONDITION SURVEY – KHÔNG CHỈ LÀ TÌM DAMAGE
Trong Condition Survey, Surveyor có thể kiểm tra các khu vực theo phạm vi được yêu cầu như:
- Deck;
- Cargo Holds;
- Hatch Covers;
- Machinery spaces;
- Accommodation;
- Anchoring and mooring equipment;
- các thiết bị liên quan đến an toàn.
Nhưng câu hỏi quan trọng không chỉ là:
“Có damage hay không?”
Mà là:
“Damage này nằm ở đâu, đặc điểm như thế nào và có thể đối chiếu với tình trạng trước khi thuê hay không?”
Ví dụ, một dòng:
“Dent observed on starboard bulwark.”
là một observation.
Nhưng observation đó chưa cho biết:
- dent nằm ở frame nào;
- kích thước bao nhiêu;
- tình trạng xung quanh ra sao;
- có dấu hiệu mới hay cũ;
- đã tồn tại trong On-Hire Survey chưa.
Nếu có thể xác định frame number, location, dimensions, photographs, timestamp và các dấu hiệu liên quan, hồ sơ sẽ có giá trị hơn rất nhiều.
OBSERVATION KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG LÀ EVIDENCE
Đây là điểm rất quan trọng trong công việc giám định.
Surveyor nhìn thấy một vết xước.
Đó là observation.
Nhưng từ observation đó không thể tự động kết luận:
- nó xảy ra khi nào;
- nguyên nhân là gì;
- bên nào gây ra;
- hay bên nào phải chịu trách nhiệm.
Nếu tại hiện trường có những dấu hiệu kỹ thuật như unoxidized scraping marks, chúng cần được ghi nhận cụ thể, cùng với vị trí, kích thước, hình ảnh và tình trạng bề mặt.
Surveyor cần phân biệt rõ:
What was observed
với
What can actually be established.
Không nên biến một observation thành một kết luận vượt quá bằng chứng hiện có.
ON-HIRE VÀ OFF-HIRE – GIÁ TRỊ NẰM Ở SỰ ĐỐI CHIẾU
On-Hire Survey ghi nhận tình trạng tàu khi Charterer nhận tàu.
Off-Hire Survey ghi nhận tình trạng tàu khi Charterer hoàn trả tàu.
Hai hồ sơ này tạo thành baseline để các bên xem xét những thay đổi trong thời gian thuê.
Nếu không có baseline rõ ràng, việc đánh giá một damage được phát hiện cuối kỳ thuê sẽ khó khăn hơn.
Khi đó, các bên có thể phải dựa vào:
- trí nhớ;
- ảnh riêng lẻ;
- hồ sơ không đầy đủ;
- hoặc cách diễn giải khác nhau.
Một hồ sơ tốt đưa cuộc trao đổi trở lại với dữ liệu:
Vị trí nào?
Kích thước bao nhiêu?
Đã tồn tại trước đó chưa?
Có thay đổi so với On-Hire record không?
Bằng chứng nào hỗ trợ nhận định này?
VAI TRÒ CỦA SURVEYOR
Surveyor không phải là người quyết định trách nhiệm hợp đồng thay cho Owner hoặc Charterer.
Công việc của Surveyor là:
OBSERVE
Quan sát và ghi nhận đúng những gì thực tế tại hiện trường.
MEASURE
Đo lường khi có thể và khi phương pháp đo phù hợp.
RECORD
Thiết lập hồ sơ có cấu trúc, có hình ảnh, vị trí và dữ liệu liên quan.
REPORT
Trình bày kết quả khách quan, không suy đoán vượt quá bằng chứng.
Một báo cáo tốt phải cho phép người không có mặt tại hiện trường vẫn có thể hiểu được Surveyor đã thấy gì vào ngày hôm đó.
KẾT LUẬN
Giá trị của Full Off-Hire Survey không nằm ở việc báo cáo dài bao nhiêu trang.
Nó nằm ở việc vài tháng sau, khi một claim phát sinh, các bên vẫn có thể quay lại hồ sơ và xác định:
Điều gì đã được quan sát.
Điều gì đã được đo lường.
Điều gì đã được ghi nhận.
Điều gì có thể đối chiếu với On-Hire Survey.
Và quan trọng không kém:
Điều gì chưa đủ bằng chứng để kết luận.
Bởi khi tranh chấp xảy ra, câu hỏi không còn là:
“Ai nhớ sự việc như thế nào?”
Mà là:
“Điều gì có thể được chứng minh từ hồ sơ được lập tại thời điểm đó?”
Tại VM CONTROL, chúng tôi tiếp cận công việc theo nguyên tắc:
OBSERVE – MEASURE – RECORD – REPORT
Không thay thế các bên trong việc xác định trách nhiệm.
Tập trung vào việc ghi nhận đúng hiện trường, thu thập đúng dữ liệu và xây dựng một hồ sơ giám định độc lập, rõ ràng và có khả năng truy xuất.
MỌI CỬA NGÕ – MỘT TỐC ĐỘ 🚛
⚓ Các cảng TP.HCM ➔ Bà Rịa- Vũng Tàu ➔ Cái Mép ➔ Quy Nhơn ➔ Đà Nẵng ➔ Hải Phòng.
4 giờ có mặt – 12 giờ hoàn thành – 24 giờ phát hành chứng thư
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH HÀNG HẢI VIỆT – VM CONTROL
📍 Địa chỉ: 1831/10/9, Đường Huỳnh Tấn Phát, Khu phố 2, Xã Nhà Bè, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
📞 Hotline: +84 981 600 440 / +84 918 114 742
🌐 Website: www.vietmarinecontrol.com.vn
📧 Email: survey@vietmarinecontrol.com.vn
🔵 Linkedin: www.linkedin.com/in/vm-control-234252386